Como llenar una bitacora de obra

Como llenar una bitacora de obra

La bitacora de obra es un tipo de documento que te va a ayudar a visualizar, organizar y presentar los avances a lo largo del proceso de construcción. Esta herramienta deja supervisar y alterar lo establecido en los planos, dejando ajustarse a la realidad de la construcción. Además de esto, es un instrumento esencial para satisfacer los requerimientos de calidad en la obra.

¿Qué es una bitácora de obra?


Como ya te hemos hablado en nuestro artículo general sobre la bitácora, se trata de una herramienta que deja llevar un registro cronológico y ordenado de los avances de un proyecto.

Específicamente, la bitácora de obra es la herramienta en la que el supervisor y el contratista manifiestan su participación en la obra. En consecuencia, es preciso cerciorarse de que existan los registros suficientes. Si los registros son pobres, o no existieran, se va a ver perjudicada la recepción de la obra y el cierre del contrato. Es esencial mentar entonces que la bitácora de obra, es esencial para el cumplimiento conveniente del contrato.

Con esta herramienta se lleva un registro de los cambios realizados en las previsiones del programa. Ciertos de cambios pueden ser: las especificaciones, el presupuesto, el proyecto ejecutivo, entre otras muchas.

bitácora de obra pública


Tratándose de una obra pública, la bitácora tiene un fundamento legal diferente, y cumple con requerimientos concretos de la dependencia encargada de auditar la obra. En el próximo link te dejamos un documento emitido por la Segregaría de la Función Pública, en el que se abordan las dudas más usuales sobre este tema y un documento que ejemplariza una bitácora de obra pública.

De igual forma te compartimos un documento de la Capacitan de Ingeniería de la UNAM, en el que hallarás más detalles sobre la bitácora de obra.

Estructura de una bitácora de obra


La estructura puede mudar conforme las necesidades propias de cada obra, no obstante deben contar con los próximos atributos:

  • Hojas foliadas:


Para facilitar el seguimiento y continuidad de los procesos edificantes. Por norma general un folio se conforma de 3 hojas: la original y dos copias, una para el contratista y otra para fichero.
Hoja de información de la obra:
En la primera hoja se anotan los datos de la obra y del contrato.
Reglamento de la bitácora:
En este se explican los detalles de llenado y edición. Para apoyar su valía debe firmarse por el usuario y el contratista.

  • Reglamento de la obra:


En este se exponen los aspectos relacionados a la obra: entrada y salida del personal, seguridad, higiene, horas y días laborales, etc.

  • Hoja de llenado:


Compone el cuerpo de la bitácora. Se trata de una hoja cuadriculada en la son anotados: la data, el nombre de quien inspecciona, la actividad y sus peculiaridades. Puede incluirse un apartado donde se dibuje algún croquis o elemento gráfico. Debe reservasre espacio para las firmas del cliente del servicio y el contratista.

  • Hoja de entrega / hoja final:


En esta pueden asentarse dos escenarios diferentes: el cambio o el cierre de la bitácora.


Cómo hacer una bitácora de obra


La bitácora de obra puede realizarse en un documento digital o en un bloc de notas o libro impreso. En el caso de tratarse de un bloc de notas hay que estimar que va a estar sometido al entorno rudo de la construcción, de preferencia usar un bloc de notas de pasta dura y papel resistente. Asimismo puedes decantarse por adquirir una bitácora de obra prefabricada, puedes localizar diferentes opciones en papelerías, por servirnos de un ejemplo esta de Office Depot.

Las reglas generales para la utilización de la bitácora de obra como instrumento son:

Apertura


Se efectúa con un primer asiento en el que se señala el principio de la relación entre las dos partes. Esta es la hoja de información, en la que se incluyen los datos de la obra y de las partes implicadas.

Más tarde debe efectuarse una primera nota en la hoja de anotaciones, en la que se declare iniciada la bitácora.

Notas seriadas


Las notas deben seriarse de forma sucesiva y sin salvedad. Esto para eludir fallos de identificación en el instante de la consulta. No deben existir notas sin número.

Data


Todas y cada una de las notas se deben fechar con el día en el que se efectúan.

Escritura


Las notas deben hacerse con tinta indeleble. Aparte de emplear escritura inteligible para cualquier persona.

Fallos


Cuando se comete un fallo debe cancelarse la nota con la leyenda: “anulado por error”.

Si bien lo preferible es eludir cancelar notas. Una recomendación es redactar la nota en otra parte hasta estar seguro de lo que se quiere asentar en la bitácora.

Tachaduras y sobreposiciones


Como ya se explicó en el punto precedente, no deben existir tachaduras en las notas de la bitácora, ya que esto de forma automática anularía la valía legal de esta. En consecuencia, tampoco se debe sobreponer o incorporar nada a las notas ya efectuadas, ni entre renglones o en los márgenes. En el caso de requerir agregar algo, debe abrirse una nueva nota, haciendo referencia al origen.

Inutilización de espacios sobrantes


Una vez completado el llenado de una hoja deben anularse los espacios sobrantes, cruzándolos con líneas diagonales a fin de que no puedan inutilizarse.

Cierre


Hay dos casos en los que se cierra la bitácora.

El primero es cuando se acaban las hojas y debe continuarse en otro documento. En un caso así se apunta el cierre en la última página y se asienta que se sigue en una nueva, dando detalles de esta nueva bitácora.

El segundo caso es cuando se da por concluida la obra, incluyendo la entrega y cuando se han cerrado las notas que pudiesen haber quedado pendientes. Se realiza el último asiento en el que se debe anotar el cierre de la relación técnica, cumpliéndose todo cuanto fue consignado en el contrato.

Finalmente se anulan las hojas sobrantes y se firma por las dos partes, conforme a la conclusión de la obra.

Ejemplo de bitácora de obra

BITÁCORA DE OBRA
CONSTRUCCIONES ROBLESFOLIO:
HOJA PORTADA
DATOS DE LA OBRA
NOMBRE:Construcción de Plaza Florentina
LOCALIZACIÓN:Boulevard de la Revolución km 200. Santa Verona, Verona.
No. DE CONTRATO: 36728761
No. DE OBRA:00987665024763
FECHA DE INICIO: PROGRAMADA: 17/11/2022REAL:17/11/2022
FECHA DE CONCLUSIÓN:PROGRAMADA: 24/03/2022REAL:30/03/2022
DATOS DEL CONTRATISTA
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL:CONSTRUCCIONES ROBLES
DOMICILIO:Avenida de las rosas #83
TELÉFONOS:667-33-64-233
RESPONSABLES EN LA OBRA
DEL CONTRATISTA:DEL CLIENTE O COMPAÑÍA:
Ernesto Velázquez de la Fuente

Superintendente

Alberto González

Cliente

NOMBRE, CARGO Y FIRMANOMBRE, CARGO Y FIRMA
QUIENES MANIFIESTAN DE CONFORMIDAD, LLEVAR LA PRESENTE BITÁCORA DE ACUERDO CON EL REGLAMENTO DE ESTA.

ANOTACIONES

No. DE CONTRATO: 36728761
FOLIO: 0001A
No. DE NOTA FECHA TIPO DE NOTA NOTAS Y CROQUIS

001 17/11/2022 Apertura Se da por iniciada la obra. Se cuentan 25 elementos que forman parte del equipo de la constructora.
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002 18/11/2022 Llegada de material Llega material de construcción.
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003 27/12/2022 Se detecta en la zona oeste del terreno una irregularidad que debe ser tratada con taladro neumático.
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004 30/03/2022 Cierre Se entrega la obra de “Plaza Florentina” terminada. Se han cumplido todas las consignas hechas a la firma del contrato.

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REVISIÓN DE ANOTACIONES

Ernesto Velázquez de la Fuente

Superintendente

Alberto González

Cliente

NOMBRE, CARGO Y FIRMANOMBRE, CARGO Y FIRMA

Formato de bitácora de obra

Ahora te dejamos un caso y nuestro formato de bitácora de obra. Puedes descargar los dos sin costo y empezar para rellenar en word. Después vas a poder imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.